Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Tas & Salturk Solutions V.O.F.
Beukenlaan 23-029, 1701 DA Heerhugowaard
KVK 95679863
E-mail: info@tas-salturk-solutions.nl

Voor vragen over privacy kun je mailen naar info@tas-salturk-solutions.nl of bel 06 11 64 67 55. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van onze omvang niet verplicht. Je vragen worden behandeld door de directie.

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we zelf nodig hebben: je account, je abonnement en facturen, contact met ons, en de beveiliging van de website en het programma. Daarover gaat deze privacyverklaring.

Wij zijn verwerker voor de gegevens die jij in je administratie zet, zoals de namen, adressen en bankgegevens van je klanten, leveranciers en medewerkers. Jij bepaalt waarom en hoe die gegevens worden verwerkt; wij verwerken ze alleen om de dienst te leveren. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Wil iemand zijn rechten uitoefenen over gegevens in jouw administratie, dan verwijzen we hem naar jou en helpen we je daarbij.

3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken geen analyse- of advertentiecookies, geen trackingpixels en geen profilering. We sturen geen nieuwsbrief zonder je toestemming; servicemeldingen over je account en abonnement krijg je wel.

Je bent niet verplicht gegevens aan ons te geven, maar zonder naam, e-mailadres en bedrijfsnaam kunnen we geen account voor je aanmaken.

4. Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen als dat nodig is om de dienst te leveren, als jij daarom vraagt of als de wet ons daartoe verplicht. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, hebben we een verwerkersovereenkomst.

Je eigen boekhouder of accountant krijgt alleen toegang als jij die persoon als gebruiker toevoegt.

5. Gegevens buiten de Europese Unie

De server en de database van TasFacturatie staan in Frankfurt (Duitsland), de back-ups in Amsterdam. Een deel van de verwerking vindt buiten de EU plaats: de verzending van e-mail vanuit het programma (Amazon Simple Email Service, Verenigde Staten), de vragen die je aan de AI-assistent stelt (OpenAI, Verenigde Staten), de tekstherkenning via Google Cloud Vision, adreszoeken via Google Maps bij de kilometerregistratie en het ophalen van standaardbibliotheken via het jsDelivr-netwerk.

Voor die doorgifte gebruiken we de waarborgen die de AVG voorschrijft: het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Gebruik je de AI-assistent of de kilometerregistratie niet, dan gaan er via die functies ook geen gegevens naar buiten de EU. E-mails gaan alleen via de verzenddienst als je zelf iets verstuurt of als je automatische herinneringen hebt ingesteld.

6. Hoe we je gegevens beveiligen

• Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS met HSTS).
• Wachtwoorden slaan we alleen versleuteld op (bcrypt), nooit leesbaar.
• Je kunt inloggen met tweestapsverificatie. Het aantal inlog- en codepogingen is beperkt, per account en per IP-adres.
• Elke administratie is technisch strikt gescheiden van die van andere klanten; elke databasevraag wordt daarop gecontroleerd.
• Wijzigingen in de boekhouding worden vastgelegd. Een correctie is altijd een nieuwe, zichtbare boeking; er wordt niets stilletjes aangepast.
• Toegang tot de server is beperkt tot een klein aantal beheerders.
• We maken elke dag een back-up, op een aparte locatie in Amsterdam, en bewaren de back-ups van de laatste 5 dagen.

Merk je iets dat op een beveiligingsprobleem lijkt, meld het dan direct aan info@tas-salturk-solutions.nl.

7. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. De termijnen per doel staan in de tabel hierboven. Daarnaast:

• Na het einde van je abonnement bewaren we je account en administraties nog 12 maanden, zodat je kunt terugkomen of je gegevens alsnog kunt exporteren. Daarna verwijderen we ze.
• Verwijder je zelf je account via Account verwijderen, dan worden je gegevens direct verwijderd uit de database. In back-ups kunnen ze nog maximaal 5 dagen staan, waarna ze vanzelf verdwijnen.
• Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals de facturen die wij jou hebben gestuurd, bewaren we 7 jaar.

Let op: jij hebt als ondernemer zelf een wettelijke bewaarplicht voor je administratie, in de regel 7 jaar. Exporteer je gegevens voordat je je account verwijdert.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking, de verwerking laten beperken en je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen (dataportabiliteit). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Veel kun je zelf regelen in je account: je profiel aanpassen, je gegevens exporteren en je account verwijderen. Voor de rest mail je naar info@tas-salturk-solutions.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben. Automatische functies zoals het boeken van facturen in de Scanbox gaan over je boekhouding, niet over personen, en jij kunt ze altijd controleren en aanpassen.

10. Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de website en het programma te laten werken, zoals het cookie dat je ingelogd houdt. Daarvoor hoeven we geen toestemming te vragen. Meer hierover lees je in onze cookieverklaring.

11. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. Op deze pagina staat altijd de actuele versie. Bij belangrijke wijzigingen, bijvoorbeeld een nieuwe partij die administratiegegevens verwerkt, informeren we je vooraf per e-mail of in je account.